Área de Gestión Operativa y Administrativa

  1. Asistir a la Intervención coordinando acciones y seguimiento de informes, tareas y proyectos de la totalidad de las Unidades Organizativas del ente.
  2. Seguimiento de Proyectos prioritarios:
    1. Llevar registro de informes, tareas y proyectos prioritarios de las distintas Unidades Organizativas.
    2. Elaboración de cronogramas en conjunto con las Unidades Organizativas del ente para seguimiento de proyectos para monitorear el flujo de trabajo y las entregas de las distintas Unidades Organizativas a la máxima autoridad.
    3. Elaboración de reportes de seguimiento de los proyectos y cumplimiento de los cronogramas para la máxima Autoridad.
  3. Apoyar la gestión o trámite de los asuntos que se sometan a consideración de la máxima autoridad, orientándolos conforme a su naturaleza hacia las distintas dependencias del Estado a que corresponden.
  4. Atender y realizar el seguimiento de los asuntos que le encomiende la Intervención.
  5. Realizar la planificación de la agenda de la máxima autoridad, organizar y coordinar reuniones y audiencias:
    1. Gestionar el calendario.
    2. Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
    3. Reservar los salones de conferencia y coordinar toda la logística necesaria para la realización de las mismas.
    4. Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
  6. Realizar el registro de datos de la máxima autoridad correspondiente a las Audiencias de Gestión de Intereses (Dec. No. 1172/2003), para ser informado mensualmente a la Secretaría del Directorio.
  7. Coordinar la actualización de la lista de contactos y gestionar las interacciones dirigidas a la máxima Autoridad (llamadas, correos electrónicos, correspondencia).
  8. Realizar la planificación, coordinación y gestión administrativa de la Secretaría Privada:
    1. Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales.
    2. Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
    3. Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
    4. Efectuar las tareas administrativas que sean requeridas en el marco de la elaboración de informes y todo tipo de documentación a emitirse por parte de la Intervención.
  9. Gestionar y administrar los insumos necesarios para el desarrollo de las funciones y demás actividades administrativas asignadas a la Secretaría Privada.
  10. Asistir a la Intervención en la gestión de los requerimientos directos a las unidades organizativas.
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